Klauzula informacyjna dla kontrahentów – przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO

RODO – przepisy unijne regulujące prawnie zasady ochrony danych osobowych, które stosujemy od 25 maja 2018 r.

Pełna nazwa RODO:
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

  • Administratorem Twoich danych osobowych jest Dortrans sp. z o.o., z siedzibą w Poznaniu, przy ul.Wichrowa 4,
  • W Dortrans sp. z o.o. został powołany inspektor danych osobowych (IDO). We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych  można się kontaktować z nim wysyłając e-maila na adres IDO@dortrans.pl
  • Cele przetwarzania Państwa danych przez Dortrans (szczegółowy cel przetwarzania danych może być niezwłocznie wyjaśniony przy ich przekazywaniu):
    • Realizacja Państwa zamówienia usług spedycyjnych i celnych,
    • prowadzenie korespondencji z Państwem i w Państwa imieniu,
    • przesyłanie informacji finansowo-rozliczeniowych,
    • realizacja obowiązku prawnego ciążącego na Dortrans,
  • Podstawa prawna przetwarzania Państwa danych:
    • obowiązek prawny ciążący na Dortrans, związany z przekazywaniem określonych informacji organom publicznym, w tym organom ścigania, oraz dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych dla celów podatkowych i rachunkowych art. 6 ust. 1 lit c RODO
    • umowa z Dortrans w zakresie realizacji Państwa zamówienia, w tym zamówionych przez Państwa usług, prowadzenia kontaktów w związku z wykonywaniem usług, reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany dyspozycji art. 6 ust. 1 lit. b RODO
    • umowa w zakresie obsługi konta klienta w serwisie przesyłek art. 6 ust. 1 lit. b RODO
  • Do Państwa danych dostęp będą miały, poza pracownikami, Dortrans,
    • osoby i podmioty zapewniające  utrzymanie i serwis systemów IT stosowanych przez Dortrans,
    • podmioty współpracujące, realizujące na rzecz Dortrans usługi, w tym przewozowe, celne, magazynowe
    • firmy ubezpieczeniowe Dortrans
    • podmiotom świadczące dla Dortrans usługi księgowe, rachunkowe, finansowe, doradztwa prawnego i podatkowego
    • organy publiczne, np. sądy, na ich uzasadnione żądanie
  • Państwa dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.
  • Okres przechowywania Państwa danych przez Dortrans zależy od celu przetwarzania, gdy Państwa dane przetwarzane są w celu wykonania zawartej umowy (np. przewozu) lub innych zobowiązań na Państwa rzecz, dane przechowujemy na okres potrzebny do wykonania zobowiązań oraz do upływu okresu przedawnienia wzajemnych roszczeń, chyba że przechowywanie danych będzie konieczne dłużej dla celów zobowiązań podatkowych. Państwa dane będą przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z zamówieniem.  Jeżeli Państwa dane będą konieczne do dokumentowania zdarzeń gospodarczych dla celów rachunkowych, dane będą przechowywane tak długo jak długo będzie istniał prawny obowiązek posiadania dokumentu tych zdarzeń. W przypadku, gdy Państwa dane są przetwarzane przez Dortrans z uwagi na ciążący na nim obowiązek prawny, Dortrans będzie przechowywał te dane tak długo jak długo ciążył będzie na Dortrans obowiązek prawny.
  • W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu szereg praw. W celu skorzystania z tych praw prosimy o kontakt pod adresem IDO@dortrans.pl

    • Prawo dostępu do danych
    • Prawo do sprostowania danych
    • Prawo do usunięcia danych
    • Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
    • Prawo do przenoszenia danych
    • Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych
    • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
  • Wszelkie dane podajecie Państwo dobrowolnie. Podanie pewnych danych może być warunkiem zawarcia umowy z Dortrans lub warunkiem rozpoczęcia świadczenia usługi. Podanie nazwy i adresu nadawcy, nazwy i adresu odbiorcy jest niezbędne w celu zamówienia usługi. Podanie imienia i nazwiska, nazwy, adresu i numeru NIP może stanowić ustawowy wymóg i być niezbędne do przygotowania dokumentacji dla celów podatkowych. W przypadku kierowania wiadomości lub próśb np. o przesłanie oferty, podanie danych teleadresowych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym ani warunkiem zawarcia umowy, jednakże podanie wymaganych danych jest niezbędne dla umożliwienia udzielenia odpowiedzi.
  • Informacja o konsekwencjach niepodania danych: w zależności od sytuacji, brak podania określonych informacji może uniemożliwić zawarcie umowy, złożenie zamówienia, skorzystania z  usług, otrzymanie prawidłowych dokumentów podatkowych, otrzymania oferty lub odpowiedzi na wiadomość, złożenia reklamacji, interwencji czy zmiany dyspozycji.
  • Informacja o wykorzystywaniu danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania: Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.